RTA:s Arbetskafé är en öppen evenemang där syftet är att ge migranter med funktionsnedsättning ett tillfälle för att träffas över en fika och tillsammans lära sig mer om bl.a. arbetsrelaterade oskrivna regler, utveckla sina kunskaper i svenska språket samt få mer information om svenska samhället och arbetsmarknadssystemet. Arbetscafé kan också öppna upp för att utveckla ens personlig nätverk och att träna på olika färdigheter som kan behövas i formella sammanhang som exempelvis att svara på enkäter. Centrala delar för varje arbetscafé är att alla som är med får presentera sig, sedan följer gemensamma diskussioner och en grupparbete så att alla kan dela med sig sina egna erfarenheter vilket är berikande och lärorikt för hela gruppen. Arbetsspråket på arbetscafé är alltid svenska så att deltagarna kan öva på sin svenska.
Du kan använda checklistan för genomförandet av evenemang i Independent Living Institute (ILI) även för genomförande av arbetscaféer. Checklistan för ILI evenemang hittar du här:
Checklista för evenemang
Uppsökande av deltagare
- Planera metodiken för att nå ut till eventuella deltagare för arbetscaféet. Exempelvis kan det handla om att planera ett samarbete med andra aktörer som redan har kontakt med målgruppen eller spridning av en inbjudan genom kommunikationskanaler i den egna organisationen.
- Det är viktigt att välja metodik för informationsspridning med hänsyn till tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Det kan handla om att informationen behöver spridas i flera olika språk eller i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- Ordna det praktiska kring informationsspridningen om arbetscaféet.
- Planera metodiken för att värva deltagare eller för att de ska kunna anmäla sitt intresse för att vara med på arbetscaféet.
- Det är viktigt att välja metodik för kontakt med eventuella deltagare med hänsyn till tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Det kan handla om att de ska kunna kommunicera med din organisation i flera olika språk eller i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- Om din kontakt med deltagare innebär att du för någon anledning behöver hantera personuppgifter, då behöver du tillförsäkra en god efterlevnad av principen om sekretess och regler kring GDPR. Det är viktigt att personliga uppgifter inte sparas eller sprids utan ett tydligt formulerat ändamål och berörda personens informerade samtycke. Se till att bara hantera personliga uppgifter som du verkligen behöver så att du har ett tydligt begränsat och väl strukturerat arbete med sekretessbelagda uppgifter. Glöm inte att avsluta med att radera sekretessbelagda uppgifter som du inte längre behöver.
- Ordna det praktiska kring att värva deltagare eller att de ska kunna anmäla sitt intresse för arbetscaféet.
Tema för arbetscafé
- Val av tema och sakfrågor för diskussionerna och grupparbeten på arbetscafé ska utgå ifrån vad deltagarna vill och behöver veta mer om. Därför behöver du alltid börja med att ta reda på vilka teman och sakfrågor deltagarna är intresserade av. Du kan ta reda på vad deltagarna är intresserade av på olika sätt beroende på vad som fungerar smidigast just i sammanhanget på arbetscaféet du genomför. Första gångerna kan du ha en diskussion med deltagarna kring vad de skulle behöva diskutera eller veta mer om på framtida arbetscaféer. Du kan också ta fram en enkät som deltagarna kan fylla i och skriva vilka teman och sakfrågor de är intresserade av. Varje tillfälle för arbetscafé kan avslutas med en diskussion kring vad deltagarna skulle vilja prata om nästa gång.
- Definiera vad din organisation kan erbjuda till målgruppen och deltagarna på arbetscaféet utifrån deras samlade synpunkter gällande intressanta teman samt förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Att på ett tydligt sätt formulera vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare behövs för att de ska ha förväntningar gentemot din organisation som ni också kan uppfylla.
Arbetscafé – genomförande
- Avsätt två ansvariga samordnare: En till att koordinera teamet och praktiska förberedelser och en till kommunikationen och tekniska förberedelser.
- Den ansvarige för att koordinera teamet och praktiska förberedelser ska ansvara för att koordinera teamet inom den egna organisationen så att samarbetet och arbetsgrupperna kring arbetscaféet flyter på samt ordna med de olika praktiska saker kring arbetscaféet som exempelvis att beställa tolk vid behov, dokumentera diskussionerna på arbetscaféet eller inköp för fika och tilltugg.
- Den ansvarige för kommunikation och tekniska förberedelser ska svara på mail och vara kontaktperson till eventuella medverkande samt deltagare med hjälp av olika slags kommunikationskanaler samt ordna med olika tekniska lösningar som används på arbetscaféet som exempelvis Zoom eller projektor för att visa bilder.
- Förbered arbetsgrupper inom den egna organisationen för dokumentation, teknik, processledare/moderator, välkomnande kommittén, mat/tilltugg ansvariga.
- Kontakta eventuella föreläsare för arbetscaféet: Hur vill de lägga upp det?
- En punkt i diskussionen på arbetscaféet ska handla om att beskriva din organisation och dess verksamhet inklusive en introduktion till projektet som finansierar arbetscaféet. Under denna punkt kan du också beskriva vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare utifrån förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Genom att på ett tydligt sätt beskriva din organisation, dess verksamhet samt vad som kan erbjudas av er ger du deltagarna en bra uppfattning av verksamheten som ligger bakom arbetscaféet samt vad de kan förvänta sig gällande resultat och stöd på personliga nivån när de ska vara med på arbetscaféet och knyta kontakt med er.
- Skapa inbjudan att skicka till alla i DRW/RTA kontaktlistan på t.ex. chimp mail.
- Se till att tekniken och mjukvara (som Zoom) är på gång och att det finns bra ljud.
- Se till att alla tekniska lösningar har fungerande tillgänglighetsanpassningar utifrån tillgänglighetsbehoven hos deltagare och medverkande.
- För en deltagarlista som välkomnande kommittén ansvarar för.
- Skapa inlägg på sociala media på olika språk med bilder och kontaktuppgifter.
- Sprid en påminnelse en eller några dagar innan arbetscaféet genom de olika kommunikationskanalerna.
- Några dagar innan arbetscaféet be eventuella föreläsare att skicka till dig material som de har tänkt att visa eller dela ut på arbetscaféet.
- Ordna med eventuella tillgänglighetsanpassningar och andra åtgärder som behövs för att alla deltagare och medverkande ska kunna ta till sig allt material som ska visas eller delas ut på arbetscaféet. Det kan exempelvis handla om att duplicera det i olika format som exempelvis lättläst, audio eller punktskrift.
- Kom ihåg att all material som visas eller delas ut på arbetscaféet ska visas eller skrivas ut med logotyper av projektet som finansierar arbetscaféet, projektets finansiär som exempelvis Allmänna Arvsfonden samt organisationen och eventuella samarbetspartners som arrangerar arbetscaféet.
- Om din kontakt med deltagare innebär att du för någon anledning behöver hantera deras personliga uppgifter, då behöver du tillförsäkra en god efterlevnad av principen om sekretess och regler kring GDPR. Det är viktigt att personliga uppgifter inte sparas eller sprids utan ett tydligt formulerat ändamål och berörda personens informerade samtycke. Se till att bara hantera personliga uppgifter som du verkligen behöver så att du har ett tydligt begränsat och väl strukturerat arbete med sekretessbelagda uppgifter. Glöm inte att avsluta med att radera sekretessbelagda uppgifter som du inte längre behöver.
- Skapa och skriv ut DRW/RTA PR material för att dela ut på arbetscaféet.
- Alla medverkande från DRW/RTA teamet ska ha sina visitkort för att dela ut vid behov.
- Fixa med inredningen ( vid behov möblera om) i rummet inför arbetscaféet.
- Fixa med fika och snacks som ska bjudas på under arbetscaféet.
Utvärdering och uppföljning
Genomtänkt planering och genomförande av arbetscaféet är naturligtvis väldigt viktigt. Samtidigt är det helt avgörande att du inte glömmer att knyta säcken med att utvärdera och följa upp arbetet. Utvärdering behövs för att du och alla som varit med i arbetet med arbetscaféet ska kunna dra lärdomar från erfarenheten med arbetscaféet för att i framtiden utveckla metodiken. Uppföljning är viktigt för att färdigställa alla spår för samtal och samarbete som påbörjas på arbetscaféet.
- Planera för att personer som har varit med på arbetscaféet kan utvärdera evenemanget och ge dig feedback på det. Det kan planeras på många olika sätt beroende på vad som fungerar smidigast just i sammanhanget. Du kan planera en diskussion för utvärdering med deltagarna innan arbetscaféet är slut. Du kan också ta fram en utvärderingsformulär som deltagarna kan fylla i och ge dig.
- Planera ett uppföljningsmöte efter arbetscaféet för alla som har varit med i att genomföra arbetscaféet. På mötet kan ni utvärdera arbetet med genomförandet av arbetscaféet, dess resultat samt lärdomar som kan tas med till nästa gång.
- Planera för att kunna följa upp alla samtal och initiativ för kontakt som påbörjats på arbetscaféet. Det kan innebära att du skickar material med olika slags information som presenterats på arbetscaféet och som deltagarna kanske vill använda även i framtiden. Det kan också innebära att fortsätta kontakten och samtal med några personer som har visat intresse för din organisation och den övriga verksamheten ni har.