Du kan använda checklistan för genomförandet av evenemang i Independent Living Institute (ILI) även för genomförande av rundabordssamtal. Checklistan för ILI evenemang hittar du här:
Checklista för evenemang
Tema för rundabordssamtalet
Eftersom rundabordssamtalen ska handla om teman och sakfrågor som de olika aktörer som arbetar inom området arbete, migration och funktionsnedsättning vill diskutera, behöver du börja med att söka kontakt med de berörda aktörerna och ta reda på vilka teman de är intresserade av och vilka sakfrågor de skulle vilja diskutera.
- Ta fram en plan för att komma i kontakt med olika aktörer inom området arbete, migration, funktionsnedsättning. Beroende på förutsättningarna och möjlig ambitionsnivå kan planen se olika ut. Kanske har du redan samarbete med de olika aktörerna som utvecklats genom övriga verksamheten i din organisation. Då är det en bra början att kontakta samarbetspartners i dessa samarbeten. För att vidga ditt nätverk, kan du fråga dina samarbetspartners om tips på andra aktörer som de har kontakt med och som skulle kunna vara med i rundabordssamtalet. Att få fler kontakter med relevanta aktörer kan också innebära att du genomför en enklare omvärldsanalys där du identifierar de relevanta aktörer så att du sedan kan ta initiativ för att etablera en kontakt och eventuell samarbete med dem.
- Tänk på att din plan för uppsökande verksamhet måste bygga på metoder som är tillgängliga för migranter med funktionsnedsättning. Det kan handla om att du behöver ge ut information i olika språk och i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar. Verksamheten med att etablera kontakt med relevanta aktörer i området arbete, migration och funktionsnedsättning behöver ha ett genuint perspektiv av målgruppen.
- Tänk på att den uppsökande verksamheten som du genomför ska sträva efter att leda till kontakt med en grupp aktörer som i verkligheten representerar den mångfalden av olika identitet och bakgrund som i övrigt finns bland målgruppen i den mån som det är möjligt. Ju mer dina kontakter med de berörda aktörer representerar mångfalden inom målgruppen, desto starkare är det intersektionella perspektivet i ditt arbete med rundabordssamtalet. Detta innebär att din planering behöver vara i största möjliga mån flexibel så att du kan nå olika aktörer med olika slags förutsättningar och arbetssätt. Det kan också handla om att medvetet söka kontakt med olika aktörer med olika organisationsformer och arbetssätt och aktivt organisera kontakten så att så många olika personliga perspektiv som möjligt blir representerade.
- Ta fram en plan för att samla in erfarenheterna och åsikterna från aktörerna som du har fått kontakt med så att du kan ta reda på vilka teman och sakfrågor de är intresserade av och vill diskutera med andra.
- Tänk på att din plan för insamling av synpunkter från aktörerna måste bygga på metoder som är tillgängliga för migranter med funktionsnedsättning. Det kan handla om att du behöver kunna ordna med kommunikation i olika språk och i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar. Verksamheten med att etablera kontakt med relevanta aktörer i området arbete, migration och funktionsnedsättning behöver ha ett genuint perspektiv av målgruppen.
- När du har fått fram synpunkterna från aktörerna, då behöver du hitta ett tema för rundabordssamtalet som de flesta av de du har varit i kontakt med skulle vara intresserade av och vilja diskutera med andra.
- Definiera vad din organisation kan erbjuda till målgruppen och deltagarna på rundabordssamtalet utifrån deras samlade synpunkter gällande intressanta teman samt förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Att på ett tydligt sätt formulera vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare behövs för att de ska ha förväntningar gentemot din organisation som ni också kan uppfylla.
Rundabordssamtal – genomförande
- Avsätt två ansvariga samordnare: En till att koordinera teamet och praktiska förberedelser och en till kommunikationen och tekniska förberedelser.
- Den ansvarige för att koordinera teamet och praktiska förberedelser ska ansvara för att koordinera teamet inom den egna organisationer så att samarbetet och arbetsgrupperna kring rundabordssamtalet flyter på samt ordna med de olika praktiska saker kring rundabordssamtalet som exempelvis att beställa tolk vid behov, dokumentera rundabordssamtalet eller inköp för fika och tilltugg.
- Den ansvarige för kommunikation och tekniska förberedelser ska svara på mail och vara kontaktperson till eventuella medverkande samt deltagare med hjälp av olika slags kommunikationskanaler samt ordna med olika tekniska lösningar som används på rundabordssamtalet som exempelvis Zoom eller projektor för att visa bilder.
- Förbered arbetsgrupper inom den egna organisationen för dokumentation, teknik, processledare/moderator, välkomnande kommittén, mat/tilltugg ansvariga.
- Kontakta eventuella föreläsare för rundabordssamtalet: Hur vill de lägga upp det?
- En punkt i diskussionen på rundabordssamtalet ska handla om att beskriva din organisation och dess verksamhet inklusive en introduktion till projektet som finansierar rundabordssamtalet. Under denna punkt kan du också beskriva vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare på rundabordssamtalet utifrån förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Genom att på ett tydligt sätt beskriva din organisation, dess verksamhet samt vad som kan erbjudas av er ger du deltagarna en bra uppfattning av verksamheten som ligger bakom rundabordssamtalet samt vad de kan förvänta sig gällande resultat och stöd på enskilda aktörernas nivå när de ska vara med på rundabordssamtalet och knyta kontakt med er.
- Skapa inbjudan att skicka till alla i DRW/RTA kontaktlistan på t.ex. chimp mail.
- Se till att tekniken och mjukvara (som Zoom) är igång och att det finns bra ljud.
- Se till att alla tekniska lösningar har fungerande tillgänglighetsanpassningar utifrån tillgänglighetsbehoven hos deltagare och medverkande.
- För en deltagarlista som välkomnande kommittén ansvarar för.
- Skapa inlägg på sociala media vid behov på olika språk med bilder och kontaktuppgifter.
- Sprid en påminnelse en eller några dagar innan rundabordssamtalet genom de olika kommunikationskanalerna.
- Några dagar innan rundabordssamtalet be föreläsare att skicka till dig material som de har tänkt att visa eller dela ut på rundabordssamtalet.
- Ordna eventuella tillgänglighetsanpassningar och andra åtgärder som behövs för att alla deltagare och medverkande ska kunna ta till sig allt material som ska visas eller delas ut på rundabordssamtalet. Det kan handla om att översätta material till olika språk eller duplicera det i olika format som exempelvis lättläst, audio eller punktskrift.
- Kom ihåg att all material som visas eller delas ut på rundabordssamtalet ska visas eller skrivas ut med logotyper av projektet som finansierar rundabordssamtalet, projektets finansiär som exempelvis Allmänna Arvsfonden samt organisationen och eventuella samarbetspartners som arrangerar rundabordssamtalet.
- Om din kontakt med deltagare innebär att du för någon anledning behöver hantera deras personliga uppgifter, då behöver du tillförsäkra en god efterlevnad av principen om sekretess och regler kring GDPR. Det är viktigt att personliga uppgifter inte sparas eller sprids utan ett tydligt formulerat ändamål och berörda personens informerade samtycke. Se till att bara hantera personliga uppgifter som du verkligen behöver så att du har ett tydligt begränsat och väl strukturerat arbete med sekretessbelagda uppgifter. Glöm inte att avsluta med att radera sekretessbelagda uppgifter som du inte längre behöver.
- Skapa och skriv ut DRW/RTA PR material för att dela ut på rundabordssamtalet.
- Alla medverkande från DRW/RTA teamet ska ha sina visitkort för att dela ut vid behov.
- Fixa med inredningen ( vid behov möblera om) i rummet inför rundabordssamtalet.
- Fixa med eventuell fika och snacks som ska bjudas på under rundabordssamtalet.
Utvärdering och uppföljning
Genomtänkt planering och genomförande av rundabordssamtalet är naturligtvis väldigt viktigt. Samtidigt är det helt avgörande att du inte glömmer att knyta säcken med att utvärdera och följa upp arbetet. Utvärdering behövs för att du och alla som varit med i arbetet med rundabordssamtalet ska kunna dra lärdomar från erfarenheten med rundabordssamtalet för att i framtiden utveckla metodiken. Uppföljning är viktigt för att färdigställa alla spår för samtal och samarbete som påbörjats på rundabordssamtalet.
- Planera för att personer som har varit med på rundabordssamtalet kan utvärdera evenemanget och ge dig feedback på det. Det kan planeras på många olika sätt beroende på vad som fungerar smidigast just i sammanhanget. Du kan planera en diskussion för utvärdering med deltagarna innan rundabordssamtalet är slut. Du kan också ta fram en utvärderingsformulär som deltagarna kan fylla i och ge dig.
- Planera ett uppföljningsmöte efter rundabordssamtalet för alla som har varit med i att genomföra rundabordssamtalet. På mötet kan ni utvärdera arbetet med genomförandet av rundabordssamtalet, dess resultat samt lärdomar som kan tas med till nästa gång.
- Planera för att kunna följa upp alla samtal och initiativ för kontakt som påbörjats på rundabordssamtalet. Det kan innebära att du skickar material med olika slags information som presenterats på rundabordssamtalet och som deltagarna kanske vill använda även i framtiden. Det kan också innebära att fortsätta kontakten och samtal med några personer som har visat intresse för din organisation och den övriga verksamheten ni har.