Du kan använda checklistan för genomförandet av evenemang i Independent Living Institute (ILI) även för genomförande av mobila mottagningar. Checklistan för ILI evenemang hittar du här:
Checklista för evenemang
Målgruppen och målsättningen
- Definiera målgruppen som ska nås av mobila mottagningen.
- Definiera vilka mål som ska uppnås i mobila mottagningen gentemot den definierade målgruppen.
- Definiera vad din organisation kan erbjuda till målgruppen och deltagarna på mobila mottagningen utifrån målsättningen samt förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Att på ett tydligt sätt formulera vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare behövs för att de ska ha förväntningar gentemot din organisation som ni också kan uppfylla.
Tema
- Hitta ett tema eller tematisk område som ska diskuteras och informeras om på mobila mottagningen utifrån målsättningen och målgruppens behov. Vid val av temat för mobila mottagningen är det bra att ha individnära och praktisk fokus så att deltagarna kan direkt knyta kontakt med olika aktörer för att komma vidare med praktiska frågor som att komma i kontakt med arbetsgivare som kan erbjuda arbete eller praktik, offentliga aktörer för att komma vidare med migrationsprocessen och få socialt stöd vid behov eller aktörer inom civilsamhället för bättre inkludering i samhällsgemenskapen och stöd.
Samarbete
- Ta ett beslut om huruvida mobila mottagningen ska genomföras i samarbete med någon annan aktör. För att planera detta, tänk på om det finns någonting som någon annan aktör kunde hjälpa till med. Exempelvis kan det handla om samarbete för att använda lokaler, tekniska lösningar eller andra praktiska resurser som tillhandahålls av en annan aktör. Det kan också handla om samarbete för att värva deltagare eller inkludera en föreläsare med specifik kompetens i en viss sakområde som målgruppen behöver informeras om. Utifrån temat för mobila mottagningen kan du också behöva inkludera samarbetspartners som specifika arbetsgivare, offentliga aktörer eller aktörer inom civilsamhället som deltagarna kunde knyta kontakt med för att komma vidare med praktiska frågor gällande deras situation i Sverige.
- Bestäm vilka aktörer som skulle kunna vara samarbetspartners i genomförandet av mobila mottagningen.
- Kontakta de eventuella samarbetspartners och fråga om de är intresserade.
- Ta fram ett plan för samarbete med de aktörer som är intresserade.
- Inled en planering för samarbete för att sedan genomföra mobila mottagningen tillsammans.
Program och talare
- Hitta personer som ska hålla föredrag och/eller leda programmet på mobila mottagningen. För att planera detta, behöver du fundera på vilka personer antingen inom din organisation eller hos någon samarbetspartner har sakkunskapen som behövs utifrån målsättningen för mobila mottagningen.
- Så långt som möjligt ska de olika talare och programledare också representera den mångfalden av olika erfarenheter som finns hos målgruppen. Därför behöver detta planeras utifrån ett intersektionellt perspektiv.
- Kontakta de eventuella talare och fråga om de är intresserade.
- Planera programmet för mobila mottagningen tillsammans med de talare som är intresserade.
- Programmet och innehållet ska planeras utifrån tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Exempelvis kan det handla om att säkerställa tillgång till information i olika språk eller i ett kommunikationsform som fungerar för personer med funktionsnedsättningar (skriftligt, audio, punktskrift, teckenspråk, lättläst, piktogram osv.).
- Kom ihåg att all material som visas eller delas ut på mobila mottagningen ska visas eller skrivas ut med logotyper av projektet som finansierar mobila mottagningen, projektets finansiär som exempelvis Allmänna Arvsfonden samt organisationen och eventuella samarbetspartners som arrangerar mobila mottagningen.
- En punkt i programmet ska handla om att beskriva din organisation och dess verksamhet inklusive en introduktion till projektet som finansierar mobila mottagningen. Under denna punkt kan du också beskriva vad som kan erbjudas till målgruppen och deltagare på mobila mottagningen utifrån förutsättningarna för din organisation och dess övriga verksamhet. Genom att på ett tydligt sätt beskriva din organisation, dess verksamhet samt vad som kan erbjudas av er ger du deltagarna en bra uppfattning av verksamheten som ligger bakom mobila mottagningen samt vad de kan förvänta sig gällande resultat och stöd på personliga nivån när de ska ta del av mobila mottagningen och knyta kontakt med er.
Tidslinje, datum, tid
- Utifrån målsättningen, planerna för samarbeten och programmet, planera tidslinjen för när olika steg i förberedelser för mobila mottagningen ska vara färdiga. Detta kan planeras antingen tillsammans med samarbetspartners eller bara inom din egen organisation.
- Utifrån den planerade tidslinjen, besluta om ett datum och tid för mobila mottagningen.
- Berätta till eventuella samarbetspartners om tidslinjen för förberedelser och preliminära datumet och tid för mobila mottagningen.
- Besluta om längden för programmet på mobila mottagningen.
- Längden på programmet ska planeras utifrån tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Exempelvis kan vissa slags funktionsnedsättningar innebära att personerna inte kan delta om programmet är för lång eller att de tvärtom behöver extra tid för att kunna ta till sig innehållet på mobila mottagningen.
Lokaler
- Besluta om var mobila mottagningen ska genomföras.
- Besluta om hur mobila mottagningen ska genomföras rent praktiskt. Exempelvis kan det handla om huruvida alla deltagare ska vara i samma rum under hela programmet eller ska de delas upp i grupper under vissa programpunkter.
- Utifrån planeringen för vart och hur mobila mottagningen ska genomföras ska du välja lokaler som passar bra för programmets upplägg.
- Det är viktigt att välja lokaler utifrån tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Här ska hänsyn tas till att själva lokalerna ska vara tillgängliga med att deltagare från målgruppen kan ta sig till mobila mottagningen. Det kan handla om att det ska finnas tillgängliga kollektivtransportförbindelser till lokalerna och att avståndet mellan lokalerna och där deltagarna bor är rimligtvis kort.
- Ta reda på om det kommer behövas några tekniska lösningar för att genomföra mobila mottagningen utifrån planeringen för programmets upplägg och tillgänglighetsbehoven hos målgruppen. Exempelvis kan det handla om att du behöver ordna med hörselslinga eller teknik för hybrid möte.
- Inled planeringen för eventuella tekniska lösningar som behövs för mobila mottagningen.
Uppsökande av deltagare
- Planera metodiken för att nå ut till eventuella deltagare för mobila mottagningen. Exempelvis kan det handla om att planera ett samarbete med andra aktörer som redan har kontakt med målgruppen eller spridning av en inbjudan genom kommunikationskanaler i den egna organisationen.
- Det är viktigt att välja metodik för informationsspridning med hänsyn till tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Det kan handla om att informationen behöver spridas i flera olika språk eller i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- Ordna det praktiska kring informationsspridningen om mobila mottagningen.
- Planera metodiken för att värva deltagare eller för att de ska kunna anmäla sitt intresse för att vara med på mobila mottagningen.
- Det är viktigt att välja metodik för kontakt med eventuella deltagare med hänsyn till tillgänglighetsbehov hos målgruppen. Det kan handla om att de ska kunna kommunicera med din organisation i flera olika språk eller i olika kommunikationsformer som fungerar för personer med olika slags funktionsnedsättningar.
- Om din kontakt med deltagare innebär att du för någon anledning behöver hantera deras personliga uppgifter, då behöver du tillförsäkra en god efterlevnad av principen om sekretess och regler kring GDPR. Det är viktigt att personliga uppgifter inte sparas eller sprids utan ett tydligt formulerat ändamål och berörda personens informerade samtycke. Se till att bara hantera personliga uppgifter som du verkligen behöver så att du har ett tydligt begränsat och väl strukturerat arbete med sekretessbelagda uppgifter. Glöm inte att avsluta med att radera sekretessbelagda uppgifter som du inte längre behöver.
- Ordna det praktiska kring att värva deltagare eller att de ska kunna anmäla sitt intresse för mobila mottagningen.
Utvärdering och uppföljning
Genomtänkt planering och genomförande av mobila mottagningar är naturligtvis väldigt viktigt. Samtidigt är det helt avgörande att du inte glömmer att knyta säcken med att utvärdera och följa upp arbetet. Utvärdering behövs för att du och alla som varit med i arbetet med mobila mottagningen ska kunna dra lärdomar från erfarenheten med mobila mottagningen för att i framtiden utveckla metodiken. Uppföljning är viktigt för att färdigställa alla spår för samtal och samarbete som påbörjas vid mobila mottagningen.
- Planera för att personer som har tagit del av mobila mottagningen kan utvärdera evenemanget och ge dig feedback på det. Det kan planeras på många olika sätt beroende på vad som fungerar smidigast just i sammanhanget. Du kan planera en diskussion för utvärdering med deltagarna som sista punkt i programmet. Du kan också ta fram en utvärderingsformulär som deltagarna kan fylla i och ge dig.
- Planera ett uppföljningsmöte efter mobila mottagningen för alla som har varit med i att genomföra mobila mottagningen (både inom den egna organisationen samt alla samarbetspartners). På mötet kan ni utvärdera arbetet med genomförandet av mobila mottagningen, dess resultat samt lärdomar som kan tas med till nästa gång.
- Planera för att kunna följa upp alla samtal och initiativ för kontakt som påbörjats vid mobila mottagningen. Det kan innebära att du skickar material med olika slags information som presenterats vid mobila mottagningen och som deltagarna kanske vill använda även i framtiden. Det kan också innebära att fortsätta kontakten och samtal med några personer som har visat intresse för din organisation och den övriga verksamheten ni har.