Checklista för evenemang

Checklista för evenemang (mindre evenemang)

Gäller för ”mindre” evenemang, i egna lokaler.

Alla checklistor

Utse en ansvarig för evenemanget/samordnare:

Den personen ser till så att även delegerade uppgifter blir gjorda. De uppgifter som ingår i var och ens befattning kan vara underförstådda. Om den personen inte kan göra uppgiften av någon anledning, behöver den personen se till så att någon annan gör det, i samråd med ansvarig för evenemanget/samordnare.

Planera upplägg/innehåll/tid/plats/underlag och rollfördelning:

Vad ska seminariet/utbildningen/workshopen/mötet handla om? Syfte, förväntat resultat?
Till vem riktar det sig?
Vem/vilka ska tala?
Bjud in ev. utomstående talare?: Arvode, present, ersättning för resekostnader? Underlag till talare (innehåll, tid, ev. utrymme för tolkning).
Ska någon utomstående uppdras att t ex dokumentera?
Observera tillgänglighet i alla led, inkl. inbjudningar.
Boka ev. tolkning/andra utomstående? (Se nedan om beställning).
Spika datum och lokal alt. digitalt möte.
Vid digitala möten, tänk in t ex textning/inspelning/mer? (Se separat checklista för webbinarier).
Boka konferensrum (Se extra checklista för större evenemang).
Meddela/uppdra åt kanslichef att ordna med ekonomin/ och ev. inköp av present.
Medverkande från teamet/ILI. Fördela ansvarsområden/roller (inför, under och efter).

Inbjudningar/information till deltagare:

Se separat kommunikationsplan för detaljer, t ex om Arvsfondens eller andra finansiärers logotyper, ILI:s och projektets logotyper, vilken info. som behöver framgå (tid, plats, innehåll, medverkande, bjuds på mat/fika, allergier?, tillgänglighet/särskilda behov, vägbeskrivning/transport, vilken info. som behövs från deltagarna/behov och OSA. Mer?)
Publicera Notiser på hemsida och sociala media (kommunikatör).
Ev. nyhetsartikel inför (kommunikatör).
Separata/extra inbjudningar per mail och/eller telefon? Oftast räcker det inte med allmänna utskick, kolla personligen med vissa (rådgivare, andra?)
Behövs påminnelser skickas? (kommunikatör/rådgivare, andra?)
Registrering av föranmälda, särskilda behov, allergier, tillgänglighetsanpassningar, tolkning?

Tillgänglighetsanpassningar/hjälpmedel/teknik/tolkning:

Bevaka svar från anmälningar om behov.
Beställ teckenspråkstolkning, tolkning mellan olika språk m.m. (Se leverantörslista på Google drive för bokning och kundnummer).
Meddela kanslichef vad som beställts/ska betalas mot faktura.

Praktiskt – dagen innan:

Kolla att tekniken fungerar i konferensrummet: ljudslinga, mikrofoner, PP till storbildskärm, mer?
Köp mat/fika/tillbehör: Själva maten/fikabrödet, kaffe, te, dryck, frukt, något sött, servetter, ev. vegetariskt/glutenfritt/laktosfritt? Tänk på att det ska finnas något för alla, även för de som av etiska, kulturella, religiösa skäl avstår från vissa livsmedel. Antingen be kanslichef att köpa/betala direkt, eller köp och begär om ersättning mot kvitto.
Samordnaren dubbelkollar att alla som ska vara på plats är det och fixar sina uppgifter.

Praktiskt – samma dag:

Möblera rummet.
Kolla att tekniken finns på plats och fungerar.
Ev. fler inköp utöver det som gjorts dagen innan.
Förbered koppar, glas, assietter, vattenkannor/annan dryck, koka kaffe i termosar, tevatten, tepåsar, servetter, uppläggningsfat, bestick inkl. serveringsbestick, material som ska läggas fram. Ställ fram i förväg det som går, resten strax innan.
Förbered ev. deltagarlista och en lista för att skriva upp sig för utskick av nyhetsbrev.
Ställ fram roll-ups och material på bokbord.
Var påläst på Beredskapsplan för krissituationer.

Själva evenemanget:

Någon tar emot vid dörren, visar tillrätta.
Någon tar emot i rummet, visar tillrätta, ev. mat/fika vid ankomst.
Ev. fotografering under mötet. Samtycke krävs.
Ev. inspelning under mötet. Samtycke krävs.
Ev. Någon går runt med mikrofon om inte mikrofoner finns på bordet eller tillräckligt ändå.
Någon tar anteckningar (från teamet eller uppdrag), inkl. notering om deltagare (obs. GDPR).
Tala tydligt och inkludera alla i samtalet.
Ev. börja med en presentationsrunda.
Var observant om det behövs paus.
Avsätt tid efteråt för ev. enskilda samtal med deltagare.
Var och en noterar ev. uppföljning från samtal med deltagare.
Ev. visa vägen/följa ut.
Se till så att inte en enda person lämnas ensam kvar för allt efterarbete: möblera tillbaka, plocka ihop disk, torka bord, ställ tillbaka roll-up och material, plocka in i diskmaskin och mat i kylskåpet (märks ILI), larma lokalen på kvällstid. Var vaksam i ansvarsfördelningen så att det inte alltid är samma person som gör allt det praktiska.

Uppföljning:

Ev. svar på frågor till deltagare.
Ev. utskick till deltagarna av presentationer från evenemanget.
Artikel till hemsida/sociala medier/nyhetsbrev (kommunikatör)
Anteckningar sparas enligt rutiner för dokumentation/rapportering till finansiär.
Foton sparas i arkiv (obs. GDPR).

Checklista för evenemang (större evenemang)

Gäller utöver checklistan för ”mindre” evenemang (se ovan) t ex vid bokning av konferenslokal utanför kontoret och för inbjudna gäster, resekostnader m.m.

Deltagande i MR-dagar/Almedalen/Järvaveckan m.fl.:

Om vi har en monter, se till så att den ser inbjudande ut. T ex material både liggande och stående, sätt upp info. om egna seminarier i montern, roll-ups (obs. flera stycken så att de kan stå både i monter, utanför dörren till seminarielokal, inne i seminarielokal). Notera Att följa upp från samtal med personer i montern/under hela evenemanget. Ha en lista för att skriva upp sig för utskick av nyhetsbrev och utskick av material i efterhand. Ta med en stor duk så att material och kläder/väskor kan gömmas under bordet, karamellskål, ev. pynt/växter/bjudgrejer. Skriv ”blädderex.” på en av varje skrift, så att inte alla tar slut.
Lärdom från tidigare MR-dagar: Det kan vara bättre med seminarium/presentationer på ”torg”/öppen yta än i stängda rum. Där passerar fler personer som kan stanna uppå och lyssna. Obs. var såklart ändå noggrann med tillgängligheten t ex teckenspråkstolkning, livetextning, syntolkning.
Bjud in till seminarier i olika kanaler och med påminnelser. Även personliga inbjudningar.
Var påläst på Beredskapsplan för krissituationer.

Bokning av konferenslokaler och ev. boenden:

Se noteringar internt med kommentarer om lokaler och boenden: vilka som är tillgängliga, varningar för icke-tillgängliga lokaler/boenden.
Konferenslokaler och boenden som inte är tillgängliga bör anmälas (Anmälningstjänsten → DO/byggnämnder).

Inbjudna gäster från utlandet:

Boka tåg- eller flygbiljetter (Ev. ombesörjs av personerna själva? Meddela i s f maxbelopp som ILI står för, om något alls). Välj miljövänliga alternativ i möjligaste mån och rimligt pris.
Reseförsäkring (privat eller kopplat till hur biljetten köps. Ev. ombesörjs av personerna själva?)
Köp besöksförsäkring för vistelsen i Sverige (kanslichef ombesörjer detta – ansvarig för evenemanget meddelar de uppgifter som behövs).
Boka boende/hotell (Se ovan om tillgängliga boenden).
Traktamente (meddela i förväg om ILI ska stå för det eller om det bekostas av deras arbetsgivare/dem själva. Traktamente betalas ut i efterhand av kanslichef – ansvarig för evenemanget meddelar de uppgifter som behövs).
Transporter (meddela i förväg vad ILI ska stå för, eller ej: Transport i ursprungsland, transport vid ankomst till Sverige, SL-kort, andra transportmedel? Säkerställ tillgänglighet).
Boka ev. ledsagning, tolkning, tillgänglighet från ankomst till avresa.
Ordna program/schema/ansvarsfördelning från ankomst till avresa (se checklista för mindre evenemang).
Ordna ev. social sammankomst/middag som avslutning.
Checka att personerna kommit hem ok och ordna med ev. uppföljning från besöket.